Das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Rechtmäßigkeit und Qualität staatlichen Handelns basiert – ohne dass ihnen das bewusst ist – ganz wesentlich auf der Bereitschaft von Regierung und Verwaltung zur ordnungsgemäßen Dokumentation der Motive und Bedingungen ihrer Entscheidungen. Gut und vollständig geführte Akten sind kein Fetisch einer auf sich selbst bezogenen Bürokratie. Primär sind sie das Gedächtnis von Regierung und Verwaltung und sichern so die Kontinuität staatlichen Handelns. Darüber hinaus garantieren gute geführte Akten auch die Überprüfbarkeit staatlicher Handlungen, sodass auf der Grundlage und im Rahmen der Informationsfreiheits- und Archivgesetze alle interessierten Personen das Transparenzversprechen des demokratischen Rechtsstaats für sich einlösen können.

Das Aufkommen und die immer breitere Nutzung digitaler Kommunikationsformen in Politik und Verwaltung sind im Begriff, die Dokumentationsbereitschaft von Regierung und Verwaltung noch weiter zu untergraben; eine ordnungsgemäße und vollständige Verfahrens- und Entscheidungsdokumentation gilt heute vielfach als nicht mehr zeitgemäß, lästig und damit verzichtbar.

Dieses Missverständnis hat fatale Folgen: Die künftig drohenden und vielfach bereits eingetretenen Dokumentationslücken werden nicht nur zum Verlust von dringend benötigtem Verwaltungswissen führen. Sie werden auch gravierende Konsequenzen für das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in den Staat und seine Organe zeitigen. Die öffentlichen Debatten um CumEx-Geschäfte oder das Katastrophenmanagement zum Beispiel während der Ahr-Flutkatastrophe machen diese Gefahr schon heute sichtbar.

Nur eine konsequente Rückbesinnung auf die „Aktenmäßigkeit“ von Regierung und Verwaltung auch im Bereich der digitalen Kommunikation und Dokumentation bietet die Gewähr dafür, dass das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in Politik und Staat nicht dauerhaft geschädigt wird. Die Entwicklung der entsprechenden Methoden und Werkzeuge im digitalen Zeitalter sind das Gebot der Stunde.